Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Mazowieckie Przedsiębiorstwo Usług Pogrzebowych „Terra Levis” Alicja Kępczyk z siedzibą w Warszawie, ul. Opaczewska 15 lok. U3, 02-368 Warszawa, NIP 522-167-19-36, REGON 140153732 (dalej: „Administrator” lub „Terra Levis”).

W sprawach dotyczących ochrony danych można kontaktować się: telefonicznie pod numerem 660 950 600 (czynny całodobowo) lub e-mailowo: alicja.kepczyk@terralevis.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od formy kontaktu i zakresu zlecenia przetwarzamy w szczególności:

• dane kontaktowe osoby zgłaszającej - imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz treść zapytania;
• dane niezbędne do realizacji usługi pogrzebowej - dane zleceniodawcy oraz dane zawarte w dokumentach (np. akt zgonu, karta zgonu) potrzebne do organizacji pogrzebu i dopełnienia formalności;
• dane do rozliczeń: dane do faktury oraz dane niezbędne do pomocy przy wniosku o zasiłek pogrzebowy i jego rozliczeniu, w zakresie odpowiedniego upoważnienia.

Przepisów RODO nie stosuje się do danych osób zmarłych; przetwarzamy natomiast dane osób żyjących (np. zleceniodawcy, członków rodziny) w zakresie niezbędnym do wykonania usługi.

2a. Skąd mamy Państwa dane

Część danych otrzymujemy nie od Państwa, lecz od osoby zlecającej pogrzeb — na przykład dane kontaktowe członka rodziny, osoby upoważnionej do odbioru dokumentów albo osoby wskazanej do kontaktu z cmentarzem lub parafią. Są to zwykle imię i nazwisko, numer telefonu, a niekiedy adres i stopień pokrewieństwa. Przetwarzamy je wyłącznie w zakresie niezbędnym do zorganizowania ceremonii i dopełnienia formalności, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (wykonanie umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes w sprawnej realizacji zlecenia). Przysługują Państwu wszystkie prawa opisane w sekcji „Państwa prawa”, w tym prawo sprzeciwu. Jeżeli chcą Państwo wiedzieć, kto wskazał Państwa dane, prosimy o kontakt — udzielimy tej informacji.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Państwa dane przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych (RODO):

• udzielenie odpowiedzi na zapytanie i przygotowanie wyceny - art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (podjęcie działań na żądanie osoby oraz prawnie uzasadniony interes Administratora);
• zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług pogrzebowych - art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wypełnienie obowiązków prawnych (m.in. podatkowych i rachunkowych) - art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• statystyka i marketing własny (pliki cookies analityczne i marketingowe) - art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. na podstawie Państwa zgody wyrażonej w banerze cookies.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi oraz do zawarcia i wykonania umowy. Brak podania danych może uniemożliwić realizację usługi.

4a. Dane szczególnych kategorii

Nie prosimy Państwa o informacje o stanie zdrowia, przyczynie zgonu ani o przekonaniach religijnych i nie są one potrzebne, aby przyjąć zgłoszenie ze strony. Wystarczy imię i numer telefonu — resztę ustalamy w rozmowie. Jeżeli mimo to podadzą je Państwo w polu wiadomości, wykorzystamy je wyłącznie po to, aby odpowiedzieć na zgłoszenie, i usuniemy je razem z korespondencją w terminie wskazanym w sekcji 5.

Przy zawieraniu i wykonywaniu umowy część takich informacji jest nieunikniona — na przykład wybór ceremonii religijnej albo świeckiej ujawnia przekonania religijne. Przetwarzamy je wtedy w zakresie niezbędnym do wykonania umowy, a gdy jest to konieczne — na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń).

Przepisów RODO nie stosuje się do danych osób zmarłych (motyw 27 RODO). Dane żyjących członków rodziny chronimy na zasadach opisanych w niniejszej Polityce.

5. Okres przechowywania danych

Zgłoszenia wysłane przez formularz na stronie trafiają do nas wyłącznie jako wiadomość e-mail — nie przechowujemy ich treści na serwerze strony. Zgłoszenia, które nie zakończyły się zleceniem usługi, usuwamy ze skrzynki najpóźniej po 12 miesiącach od ostatniego kontaktu. Jeżeli doszło do zawarcia umowy, dalsze przechowywanie odbywa się na zasadach opisanych poniżej.

Dane przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji usługi, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa (m.in. przepisów podatkowych i o rachunkowości - co do zasady do 5 lat licząc od końca roku, w którym wykonano usługę) oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu jej wycofania.

6. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być wyłącznie podmioty wspierające realizację usługi i tylko w niezbędnym zakresie, w tym: administracje cmentarzy, podmioty prowadzące kremację, parafie i mistrzowie ceremonii, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (w zakresie zasiłku), biuro rachunkowe, dostawcy usług IT i hostingu oraz podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie. Podmioty te przetwarzają dane na podstawie zawartych umów powierzenia lub na podstawie przepisów prawa.

Odbiorcami danych są ponadto: dostawca hostingu — LH.pl sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (serwery w Polsce); dostawca poczty elektronicznej, na którą trafiają zgłoszenia z formularza; oraz Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, w zakresie usług Google Analytics 4, Google Ads i Map Google (szczegóły poniżej). Po uruchomieniu powiadomień SMS dla zespołu odbiorcą będzie również dostawca usługi SMS — LINK Mobility Poland sp. z o.o. (usługa SMSAPI, wdrożenie planowane). Z każdym z tych podmiotów łączy nas lub będzie łączyć umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

7. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystamy z narzędzi dostarczanych przez Google: Google Analytics 4, Google Ads oraz Mapy Google. Dostawcą tych usług dla użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego jest Google Ireland Limited z siedzibą w Dublinie, jednak dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych.

Podstawą takiego przekazania jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniany przez Ramy Ochrony Danych UE–USA (EU–U.S. Data Privacy Framework); Google LLC figuruje na liście podmiotów certyfikowanych w ramach tego programu. Uzupełniająco stosowane są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem alicja.kepczyk@terralevis.pl.

Korzystanie z Google Analytics 4 i Google Ads do celów analitycznych i pomiaru reklam wymaga Państwa zgody wyrażonej w ustawieniach prywatności — bez zgody Google nie zapisuje plików cookies w Państwa przeglądarce. Mapy Google wczytują się dopiero po kliknięciu przycisku „Wczytaj mapę Google”. Po wczytaniu mapy albo po otwarciu linku do Google Maps przeglądarka łączy się z Google, które otrzymuje dane techniczne, w tym adres IP, i może zapisywać lub odczytywać pliki cookies. Szczegóły opisuje polityka prywatności Google.

8. Pliki cookies

Ustawienia prywatności rozróżniają trzy kategorie cookies i podobnych technologii:

• niezbędne - konieczne do prawidłowego działania strony; nie wymagają zgody;
• analityczne - statystyka odwiedzin (np. Google Analytics); uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody;
• pomiar reklam - pomiar skuteczności reklam; wymaga osobnej zgody. Nie obejmuje personalizacji reklam ani remarketingu.

Jakich plików cookies i identyfikatorów używamy

Niezbędne (nie wymagają zgody): tl_cookie_consent — zapis Państwa wyboru w ustawieniach prywatności, w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage), nie jest wysyłany na serwer, okres 12 miesięcy; tl_cc — zapis wyboru na stronach w wersji angielskiej i ukraińskiej, plik cookie, okres 12 miesięcy.

Analityczne (wyłącznie po wyrażeniu zgody; ustawia Google): _ga oraz _ga_TV6EQG8HV4 — rozróżnienie sesji i użytkowników w Google Analytics 4, okres do 24 miesięcy (wartość domyślna Google Analytics 4).

Pomiar reklam (wyłącznie po wyrażeniu osobnej zgody; ustawia Google): _gcl_au — przypisanie wizyty do kliknięcia w reklamę Google Ads, okres do 90 dni (wartość domyślna Google Ads). Nie stosujemy remarketingu ani personalizacji reklam — sygnały „ad_user_data” i „ad_personalization” pozostają wyłączone niezależnie od Państwa wyboru.

Mapy Google (wyłącznie po kliknięciu „Wczytaj mapę Google”): po wczytaniu mapy Google może zapisać w przeglądarce własne pliki cookies; ich nazwy i okresy określa Google, zarządzanie nimi jest możliwe w ustawieniach przeglądarki i konta Google.

Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z opcji Ustawienia cookies (w stopce strony) lub zmieniając ustawienia przeglądarki.

Mapy Google

Osadzone mapy są początkowo wyłączone. Przycisk „Wczytaj mapę Google” włącza połączenie z Google tylko dla wybranej mapy na bieżącej stronie. Ten wybór nie jest zapamiętywany po ponownym otwarciu strony ani zastępowany zgodą na analitykę lub pomiar reklam. Można skorzystać z adresu tekstowego albo otworzyć Google Maps osobnym linkiem.

Przycisk „Wyłącz mapę” usuwa osadzenie z bieżącej strony. Nie cofa danych już przekazanych Google ani nie usuwa zapisanych przez ten serwis cookies. Zarządzanie nimi jest możliwe w ustawieniach przeglądarki i konta Google. Informacje Google o danych z witryn korzystających z jego usług.

8a. Zabezpieczenia formularza i logi

Aby chronić formularz przed nadużyciami, ograniczamy liczbę zgłoszeń wysyłanych z jednego adresu IP. Samego adresu IP nie zapisujemy — przechowujemy wyłącznie jego nieodwracalny skrót (funkcja skrótu z wartością dodatkową). Stosujemy też ukryte pole pułapkę na roboty oraz klucz zapobiegający podwójnemu wysłaniu tego samego zgłoszenia. Dziennik serwera zawiera wyłącznie datę i godzinę, numer zgłoszenia, kod oddziału i status przyjęcia — nie zapisujemy w nim imienia, numeru telefonu ani treści wiadomości. Podstawą tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa strony). Niezależnie od tego dostawca hostingu prowadzi własne dzienniki dostępu zgodnie ze swoją polityką.

9. Państwa prawa

Przysługuje Państwu prawo do: dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody - prawo do jej wycofania w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania).

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne.

11. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie. Data ostatniej aktualizacji: 15 września 2026 r.