Karta zgonu to dokument wypełniany przez osobę, która stwierdziła zgon, wydawany w jednym egzemplarzu i potrzebny do rejestracji zgonu oraz do pochówku. Akt zgonu sporządza kierownik urzędu stanu cywilnego na podstawie karty zgonu i protokołu zgłoszenia. To odpis aktu zgonu, a nie karta, jest dokumentem dla banku, ZUS, notariusza i pracodawcy.
Karta zgonu i akt zgonu to dwa osobne dokumenty. Kartę zgonu wypełnia osoba, która stwierdziła zgon, i jest ona potrzebna do zarejestrowania zgonu oraz do przyjęcia zmarłego na cmentarz. Akt zgonu sporządza kierownik urzędu stanu cywilnego na podstawie karty zgonu i protokołu zgłoszenia. Dopiero odpis aktu zgonu jest dokumentem, którym posługujemy się w banku, w ZUS, u notariusza i u pracodawcy.
Poniżej zebraliśmy różnice oraz terminy wynikające z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych, z prawa o aktach stanu cywilnego i z opisu usług na gov.pl.
Czym różnią się te dwa dokumenty
| Cecha | Karta zgonu | Akt zgonu |
|---|---|---|
| Kto sporządza | osoba stwierdzająca zgon | kierownik urzędu stanu cywilnego |
| Podstawa | stwierdzenie zgonu i jego przyczyny | karta zgonu oraz protokół zgłoszenia zgonu |
| Liczba egzemplarzy | jeden | akt jeden, odpisów tyle, ile rodzina zamówi |
| Do czego służy | rejestracja zgonu i pochówek | sprawy urzędowe, bankowe, spadkowe, ZUS |
| Kiedy powstaje | po stwierdzeniu zgonu | w dniu zgłoszenia zgonu |
Kto wystawia kartę zgonu
Ustawa o cmentarzach i chowaniu zmarłych wskazuje, że zgon i jego przyczynę ustala lekarz leczący chorego w ostatniej chorobie albo kierownik zespołu ratownictwa medycznego, jeżeli zgon nastąpił w trakcie akcji medycznej. Gdy żadna z tych osób nie może tego zrobić, stwierdzenie zgonu i jego przyczyny następuje w drodze oględzin, dokonywanych przez lekarza lub przez inną osobę powołaną do tej czynności przez właściwego starostę. Ustawa zastrzega przy tym, że koszty tych oględzin i wystawionego świadectwa nie mogą obciążać rodziny zmarłego.
Osoby uprawnione stwierdzają zgon, a następnie wypełniają kartę zgonu. Karta jest wydawana w jednym egzemplarzu podmiotowi uprawnionemu do pochowania. Dopóki jej nie ma, zakład pogrzebowy nie może rozpocząć dalszych czynności, w tym transportu zmarłego.
Z ilu części składa się karta zgonu
Karta zgonu składa się z trzech części przeznaczonych do zarejestrowania zgonu, dla administracji cmentarza oraz dla potrzeb statystyki publicznej. Wzór określa rozporządzenie Ministra Zdrowia z 6 grudnia 2023 roku, obowiązujące od 1 stycznia 2024 roku.
Podmiot, któremu wydano kartę, przedkłada ją kierownikowi urzędu stanu cywilnego. Urząd uzupełnia ją adnotacją o zarejestrowaniu zgonu albo o zgłoszeniu zgonu, jeśli z powodu niedostępności rejestru nie da się zarejestrować zgonu tego samego dnia. Następnie część przeznaczoną dla administracji cmentarza przekazuje się zarządowi cmentarza w celu pochowania zwłok. Ten obieg wyjaśnia, dlaczego karty nie można po prostu zostawić sobie na pamiątkę ani przekazać do banku.
Zgłoszenie zgonu: kto, gdzie i w jakim terminie
Zgłoszenia zgonu dokonuje podmiot uprawniony do pochówku, a więc najbliższa rodzina: małżonek, krewni zstępni, krewni wstępni, krewni boczni do czwartego stopnia pokrewieństwa oraz powinowaci w linii prostej do pierwszego stopnia. Zgłoszenie następuje przez złożenie karty zgonu kierownikowi urzędu stanu cywilnego w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia. Jeżeli zgon nastąpił na skutek choroby zakaźnej, zgłoszenia dokonuje się w ciągu 24 godzin od zgonu.
Zgłoszenia dokonuje się w urzędzie właściwym dla miejsca zgonu. Akt zgonu sporządza się w dniu, w którym dokonano zgłoszenia. Osoba zgłaszająca zgon otrzymuje wtedy z urzędu jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu. Gdyby rejestr był niedostępny i zgon zarejestrowano później, wydaje się dwa takie odpisy.
Kolejność czynności w pierwszych dniach opisaliśmy szerzej w tekście o tym, jakie są formalności po śmierci.
Czy akt zgonu można odebrać w każdym urzędzie
Tak. Prawo o aktach stanu cywilnego stanowi, że wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego. Nie trzeba więc wracać do miasta, w którym nastąpił zgon. Wniosek można też złożyć online po uwierzytelnieniu profilem zaufanym lub e-dowodem, a odpis odebrać osobiście, pocztą albo na skrzynkę do e-Doręczeń.
Kto może dostać odpis aktu zgonu
Ustawa wymienia osobę, której akt dotyczy, jej małżonka, wstępnego, zstępnego, rodzeństwo, przedstawiciela ustawowego, opiekuna oraz osobę, która wykaże w tym interes prawny. Odpis wydaje się także sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym w określonych przypadkach oraz organom administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich zadań.
Wnuk jest zstępnym, więc mieści się w tym kręgu. Synowa i zięć są powinowatymi i nie zostali w przepisie wymienieni, dlatego w ich przypadku urząd bada wykazanie interesu prawnego. Kto i na jakich zasadach odbiera dokument, rozpisaliśmy osobno w tekście o tym, kto odbiera akt zgonu.
Osobna ścieżka dotyczy usługi elektronicznej. Ustawa przewiduje, że osoba, której akt dotyczy, jej małżonek, dzieci oraz rodzice mogą złożyć wniosek o odpis przy użyciu usługi udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, po uwierzytelnieniu. Krąg osób uprawnionych do skorzystania z tej drogi jest więc węższy niż krąg osób, którym urząd może wydać odpis na wniosek papierowy. Rodzeństwo zmarłego może otrzymać odpis, ale wniosek składa w urzędzie, a nie przez usługę elektroniczną.
Opłaty i czas oczekiwania
| Pozycja | Wartość według gov.pl |
|---|---|
| Odpis skrócony | 22 zł |
| Odpis zupełny | 33 zł |
| Wielojęzyczny odpis skrócony | 22 zł |
| Akt w rejestrze elektronicznym | do 7 dni kalendarzowych |
| Akt papierowy w tym samym urzędzie | do 7 dni roboczych |
| Akt przechowywany w innym urzędzie | do 10 dni roboczych |
Serwis gov.pl wskazuje, że odpis bywa bezpłatny w określonych sprawach, między innymi dotyczących dokumentów tożsamości, świadczeń socjalnych, ubezpieczenia społecznego, alimentów, opieki oraz zatrudnienia. Warto o to zapytać przy składaniu wniosku.
Ile odpisów zamówić
Praktyczna lista spraw, w których zwykle trzeba okazać odpis aktu zgonu:
- Bank, w którym osoba zmarła miała rachunek lub zobowiązanie.
- ZUS, przy wniosku o zasiłek pogrzebowy i przy sprawach rentowych.
- Notariusz, przy stwierdzeniu nabycia spadku.
- Pracodawca zmarłego albo pracodawca osoby uprawnionej do urlopu okolicznościowego.
- Ubezpieczyciel, jeżeli była zawarta umowa ubezpieczenia.
- Administracja cmentarza, przy sprawach dotyczących prawa do grobu.
- Dostawcy mediów i operatorzy, przy zamykaniu umów.
Część instytucji zwraca dokument po okazaniu, część zatrzymuje kopię, a niektóre wymagają oryginału odpisu. Zamówienie kilku odpisów za jednym razem oszczędza kolejnych wizyt i opłat, a jeżeli sprawy spadkowe dopiero się zaczynają, zapas dwóch lub trzech odpisów zwykle okazuje się potrzebny.
Czego karta zgonu nie załatwia
Karta zgonu nie jest dowodem dla instytucji finansowych ani podstawą postępowania spadkowego. Nie zastępuje odpisu aktu zgonu przy wniosku o zasiłek pogrzebowy. Nie jest też dokumentem, który rodzina zatrzymuje, bo jej części trafiają do urzędu stanu cywilnego i do administracji cmentarza.
Jeśli ceremonia ma charakter religijny, parafia poprosi o odpis aktu zgonu przy ustalaniu terminu. Wymagania przy organizacji pogrzebu katolickiego różnią się od tych przy pożegnaniu świeckim. W Terra Levis można omówić to telefonicznie pod numerem 660 950 600.