Akt zgonu powstaje w rejestrze stanu cywilnego; osoba zgłaszająca otrzymuje odpis. Rejestracja i późniejsze zamówienie kolejnego odpisu to odrębne czynności. Przed wizytą sprawdź właściwy urząd, dokumenty oraz ewentualne pełnomocnictwo.
Rodzina spotyka się z kilkoma podobnymi nazwami dokumentów. Ich rozróżnienie pomaga przygotować właściwą sprawę w urzędzie i uniknąć zamawiania niepotrzebnych odpisów.
Karta zgonu, akt i odpis
Karta zgonu dokumentuje stwierdzenie zgonu i służy jego rejestracji. Akt sporządza USC, natomiast odpis potwierdza treść aktu. Cmentarzowi przekazuje się przeznaczoną dla niego część karty z adnotacją o rejestracji lub zgłoszeniu. Ustawa o cmentarzach, art. 11
W sprawie zasiłku ZUS krajowy akt zgonu nie jest obowiązkowym załącznikiem do Z-12. Akt sporządzony za granicą należy dołączyć. Dla martwego urodzenia ZUS wskazuje odrębne zasady dokumentowania. W innych instytucjach wymagania sprawdzamy dla konkretnej sprawy.
Gdzie zgłosić zgon, a gdzie zamówić odpis?
Rejestracji dokonuje USC właściwy dla miejsca zgonu. Na zgłoszenie są 3 dni od sporządzenia karty, a przy zgonie na skutek choroby zakaźnej 24 godziny od zgonu. Gov.pl: zgłoszenie zgonu
O kolejny odpis możesz wystąpić do dowolnego USC w Polsce lub skorzystać z urzędowej usługi online, przy spełnieniu jej warunków. Pobrany dokument elektroniczny zachowuje ważność w formie elektronicznej; jego zwykły wydruk nie zastępuje urzędowego papierowego odpisu. Gov.pl: uzyskanie odpisu
Kto jest uprawniony?
Zgon może zgłosić uprawniona osoba z rodziny lub jej pełnomocnik. Do późniejszego uzyskania odpisu uprawnieni są m.in. małżonek, zstępni, wstępni i rodzeństwo. Inna osoba może potrzebować wykazania interesu prawnego albo działania na podstawie pełnomocnictwa. Samo powołanie się na znajomość ze zmarłym nie rozstrzyga uprawnienia. Gov.pl: osoby uprawnione do odpisu
Termin, dokumenty i opłaty
Do zgłoszenia przygotuj kartę zgonu, dokument tożsamości osoby zmarłej i swój dokument do okazania. Jeśli działasz jako pełnomocnik, potrzebne jest pełnomocnictwo. Zgłoszenie jest bezpłatne; po rejestracji otrzymujesz jeden bezpłatny odpis skrócony. Dodatkowy odpis kosztuje co do zasady 22 zł za skrócony lub 33 zł za zupełny. W przewidzianych przypadkach obowiązuje zwolnienie z opłaty, dlatego podaj urzędowi cel wniosku. Warszawa 19115: dokumenty i opłaty
USC sporządza akt w dniu zgłoszenia. Jeżeli przeszkoda techniczna uniemożliwia rejestrację, urząd może odnotować samo zgłoszenie na karcie, z którą można zgłosić się do cmentarza; po rejestracji trzeba przekazać administracji odpowiedni odpis. Nie należy utożsamiać tej procedury z terminem realizacji osobnego wniosku o kolejny odpis. Gov.pl: procedura przy problemie technicznym
Ile odpisów zamówić?
Przed zamówieniem dodatkowych odpisów sprawdź wymagania instytucji prowadzącej daną sprawę. Do wniosku Z-12 krajowy akt zgonu nie jest obowiązkowym załącznikiem. Inne postępowania mogą wymagać odpisu lub dodatkowych dokumentów.
Pomoc przez pełnomocnika
Przed powierzeniem sprawy Terra Levis ustal jej zakres i wymagane dokumenty. Zakład działa w granicach udzielonego pełnomocnictwa. Warszawski USC wymienia oryginał pełnomocnictwa lub odpowiednio poświadczoną kopię; nie oznacza to powszechnego obowiązku udzielania pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego. Opłata za złożenie dokumentu pełnomocnictwa wynosi co do zasady 17 zł, z przewidzianymi zwolnieniami. Warszawa 19115: pełnomocnictwo